Vivre le projet autrement

L’article hebdomadaire : Le projet autrement

 

Il est 13h, vous venez de déjeuner, vous recevez l’appel d’un ami. Vous êtes convié, à 18h30, pour l’apéritif et le  diner. Votre ami vous demande de prendre une bouteille de vin pour le trajet. Vous êtes alors satisfait et raccrochez.

Il est 17h50. Vous êtes prêt à partir, vous connaissez le trajet en partant de chez vous mais pas à partir de votre travail. Votre sens de l’orientation vous permettra de vous orienter, vous ne voulez pas perdre de temps à regarder l’itinéraire, il est déjà l’heure de l’apéritif ! Approximativement, vous savez qu’il faut environ 30 minutes pour arriver chez votre ami.

Vous partez donc du travail. Sur la route vous devez vous arrêter à un péage imprévu. Après 45 min de route et quelques détours pour vous orientez, vous arrivez devant une cave à vin, proche de votre point d’arrivée. Vous décidez de vous arrêter, après plusieurs minutes vous choisissez un rosé qui ira très bien avec la chaleur actuelle du retour du printemps. Au moment de payer, le caviste vous annonce qu’il ne prend pas la carte bleue… Sauf que… Vous n’avez que votre CB. Vous devez donc faire un détour au distributeur de billets le plus proche.

19h, vous arrivez chez votre ami et vous êtes surpris de trouver les deux voitures de vos collègues de travail. Vous présentez votre belle bouteille de vin rosé, votre ami est étonné, il pensait que vous prendriez une bouteille de vin rouge pour le dîner.

Votre femme / mari, vous appelle à 20h et vous demande si vous mangez à la maison… Là, vous savez que les carottes sont cuites…

… Heureusement que la soirée était bonne !…

 

• Analyse et retour d’expérience

Cette histoire banale, nous démontre pourtant bien l’importance de  prendre en compte tous les aspects du projet.

Les délais : Vous êtes arrivé en retard chez votre ami, car vous avez décidé de ne pas perdre de temps pour planifier votre trajet et avez dû faire des détours pour trouver votre chemin. Vous n’aviez pas prévu que le caviste ne prenait pas la carte, vous avez donc perdu du temps pour allez retirer du liquide.

Les coûts : Vous n’aviez pas prévu le péage et le surcoût lié au caviste (heureusement, vous ne payez pas le dîner !)

Le contenu : Vous n’avez pas défini les besoins initiaux, de votre ami donc vous n’avez pas ramené la bonne bouteille de vin. Et vous aurez du vin rosé avec la viande rouge !

Les parties prenantes : Si vous aviez pris en compte vos parties prenantes, vous auriez économisez de l’argent,  du temps. Et vous n’auriez pas dormi sur le canapé !

La communication : Une meilleure  communication avec vos collègues et votre ami, vous aurait  permis de gagner du temps et de l’argent en mutualisant les moyens de transports.

La qualité : La qualité du livrable final (le repas) est dégradée car vous n’avez pas défini les besoins initiaux et vous avez pris une bouteille de vin rosé au lieu de prendre une bouteille de vin rouge.

Les risques : Vous n’avez pas pris en compte les risques, notamment celui d’arriver en retard, d’amener le mauvais type de vin… et de passer une mauvaise nuit.

Les approvisionnements : Si vous aviez prévu vos approvisionnements vous auriez prévu le bon moyen de paiement et cela vous aurait évité une perte de temps dû à un détour par un distributeur de billet.

Les ressources humaines : Si vous aviez mutualisé les ressources avec vos collègues, peut être que tout cela ne serait pas arrivé.

L’intégration : Vous aurait permis de prendre en compte l’ensemble de ces aspects.

 

Nous venons par cette histoire et son analyse de comprendre l’importance de la gestion des différents volets du projet.

Planifiez le voyage chez votre ami, vous aurait coûté moins cher, vous aurait pris moins de temps, vous aurait permis d’amener la bonne bouteille de vin, vous aurait évité de dormir sur le canapé. Nous voyons également que tous les volets de la gestion de projets sont étroitement liés et sont tous interdépendants. Il est donc essentiel de tous les prendre en compte pour assurer une réussite de vos projets maximale.

Le projet ce n’est pas seulement de la planification. Nous venons également de le voir, c’est exécuter le projet et réaliser sa clôture (retour d’expérience…). Nous avons réalisé un retour d’expérience par l’analyse, cela permettra de ne pas reproduire les mêmes erreurs la prochaine fois !

 

 

Avant d’entrer dans la partie concrète, cassons certains dogmes :

• La gestion de projet c’est un ensemble d’outils
• La gestion de projet c’est un planning de GANTT
• La gestion de projet est réservée aux chefs de projet formés
• La gestion de projet c’est la gestion des coûts et des délais

 

• Comment prendre alors en compte tous ces volets de la gestion de projets simplement

Tous les jours, nous menons des projets que ce soit dans notre vie professionnelle ou personnelle.

 

En résumé, un projet c’est un effort défini dans le temps (avec une date de début et une date de fin). Il a pour but de créer un livrable unique en respectant des intangibles (coûts, délais, qualités, sécurités…).

 

Afin d’harmoniser et de faciliter l’exercice des chefs de projet, le PMI a établit un guide de bonnes pratiques (le PMBOK®). Dans ce guide, nous retrouvons dix domaines de connaissances permettant de prendre en compte tous les aspects d’un projet (peu importe sa taille/complexité) :

– l’intégration,

– Le contenu,

– Les délais,

– Les coûts,

– La qualité,

– Les risques,

– Les ressources humaines,

– La communication,

– Les approvisionnements,

– Les parties prenantes.

 

On peut considérer cette liste comme LA To-Do-List du chef de projet.

Il est évident, d’une part, que chaque domaine n’intervient pas au même moment dans les projets et peut revenir plusieurs fois tout au long du cycle de vie du projet ; D’autre part, que chaque domaine de connaissances ne demande pas le même effort suivant la taille et la complexité du projet.

Le second atout de cette To-Do-List étant d’être adaptable à tous types de modes d’organisations du projet. Par exemple :

-Une organisation du projet traditionnelle : Phase démarrage, phase de planification, phase d’exécution, phase de validation et phase de clôture.

 

-Une organisation itérative phase de démarrage, phase de macro planification, Itération n, itération n+1, itération n+2…, phase de clôture.

Vous pouvez utiliser cette modélisation pour planifier vos futurs projets !

 

Rendez-vous la semaine prochaine pour l’article : « Penser multi-projets » #7

Qu’avez-vous pensé de la forme de cet article, le projet expliqué en histoire et en analogie ?

 

L’équipe ACROME