Pourquoi développer une vision multi-projets ? Qu’est-ce qu’on gagne à penser multi-projets ?
Est-ce si compliqué de développer cette vision ?

  • La petite histoire

Vous descendez dans votre rue. Et là grande surprise, vous entendez le marteau piqueur ! Des tranchées sont en train de se former. Sûrement des travaux de voirie ou de remise en forme des conduites de gaz ou d’eau. Tant que ca dure peu de temps, ca ira bien ! Quelques jours après, les tranchées sont refermées et les travaux sont terminés.

Quelques semaines plus tard, alors que vous êtes en congé un lundi, pensant pouvoir faire une grâce matinée, vous êtes réveillez par un bruit de marteau piqueur. Vous jetez un coup d’œil, de nouvelles tranchées se forment. Vous décidez d’aller questionner les personnes en charge des travaux pour connaitre l’objet de ces deuxièmes tranchées. Votre interlocuteur vous explique qu’il y a quelques semaines c’était des travaux pour remettre en conformité les conduites de gaz, aujourd’hui c’est pour renouveler les conduites des eaux usées. Votre première réflexion est de vous dire : « Vive l’argent du contribuable » ! Et vous avez raison, si les projets avaient été pris en compte dans une vision multi-projets, les ressources humaines, matérielles auraient été mutualisé, il aurait fallu deux fois moins de béton pour reconsolider. Donc deux fois moins d’argent dépensé.

Cela nous arrive également dans nos entreprises ! Pourtant il est simple de pallier à ce genre de gaspillages. Par exemple, j’ai vu dans une entreprise, deux projets à plusieurs mois d’intervalles, le premier l’amélioration du poste des hôtesses d’accueil, le deuxième, quelques mois après de refonte des postes de travail pour améliorer l’ergonomie. Après étude des postes de travail des hôtes d’accueil, il fallait repenser les postes de travail et acheter du nouveau matériel pour optimiser l’ergonomie…

Nous parlons dans ces histoires uniquement de gestion des interactions projets. Cependant la gestion multi-projets regroupe bien d’autres aspects.

 

  • Les formes et aspects de la gestion multi-projets

Dans certaines grandes organisations, nous pouvons retrouver la gestion multi-projets sous différentes formes, qui sont complémentaires :

 

  • Un bureau de projets
  • Des portefeuilles, programmes de projet (selon la taille de l’entreprise)

 

Le bureau de projets dépend de la taille des projets, du nombre de projets, de la disponibilité des ressources et de l’importance accordée à la gestion stratégique. C’est un « soutien méthodes et outils » des gestionnaires de projets. Selon son importance, sa responsabilité peut s’étendre jusqu’à la gestion de portefeuilles projets. Ses missions peuvent être les suivantes :

 

  • Établir les pratiques et processus de gestion de projet,
  • Mettre en place et maintenir l’outil de gestion de projet / multi-projets,
  • Proposer des « templates » (modèles) de projet,
  • Gérer l’allocation des ressources et les conflits possibles entre les directeurs fonctionnels,
  • Dispenser des formations pour les gestionnaires de projet et leurs équipes,
  • Faciliter l’intégration entre les processus de gestion de projet et ceux de l’organisation,
  • Faciliter le travail des gestionnaires de projets,
  • Aider au processus budgétaire, selon les règles de finance de l’entreprise / Audit des projets,
  • Organiser les retours d’expériences,
  • Capitaliser les données des projets pour augmenter l’approche « business intelligence »,

 

 

Le portefeuille rassemble des projets ayant des objectifs stratégiques communs. Ces projets sont souvent liés par de multiples interactions.

Le portefeuille de projet a trois rôles :

  1. Gestion haut niveau des projets
  • Revue de progrès de chacun des projets (gates),
  • Statut de projet, Analyse de la valeur acquise et des écarts (scoring model),
  1. Gestion de portefeuille
  • Piloter l’ensemble des projets par les interactions,
  • Stratégie, priorités, concurrence entre projets (budgets, risques et opportunités, ressources, échéances, valeur d’affaires …),
  1. Alignement avec la stratégie
  • S’ajuster à la stratégie et aux moyens de l’entreprise,
  • Réviser et maintenir les processus,

 

Ainsi les entreprises qui mettent en place ce type d’organisation permettent une gestion plus efficace des projets ainsi qu’une montée en compétence des gestionnaires de projet. L’investissement des ressources est optimisé, le management devient  plus transverse. Enfin le management de projets prend une place stratégique dans l’organisation. Ceci lui permet donc de développer des activités innovantes avec une coordination optimale entre les diverses fonctions qui lui sont liées.

 

  • Et chez vous ?

Afin de valoriser au mieux vos ressources, votre temps, la qualité de vos livrables… il y a des premières étapes simples à mettre en place comme segmenter vos projets en portefeuilles de projets selon leurs orientation et bénéfices stratégiques. Une autre étape essentielle est de mettre en place un système permettant de capitaliser les bonnes pratiques pour éviter de reproduire, dans les prochains projets, des erreurs. En parallèle, standardiser un processus projet pour définir des jalons qui vous permettra de valider ou d’invalider régulièrement  l’avancement des projets afin de pouvoir réajuster le plus rapidement possible la direction que ceux-ci prennent.

N’hésitez pas à compléter cet article ou nous poser des questions

 

Nous vous donnons rendez-vous la semaine prochaine pour l’article « Manager par les projets ? » Vous souhaitant une agréable journée !

 

L’équipe d’ACROME